Система автоматизации документооборота

Система автоматизации документооборота

Система автоматизации документооборота необходима в любой организации,  независимо от  типа собственности  и  масштаба. Автоматизация документооборота  стала не просто средством  оптимизации процессов организации,  а насущной необходимостью в  условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает нам новые возможности  по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как стратегических, так и оперативных решений. Информацию необходимо обработать быстро и качественно, так как информационные потоки важны не менее чем материальные. Нужно определить класс необходимой системы и приступать к ее внедрению на предприятие.

Основными этапами внедрения  систем электронного  документооборота являются:

  1. формирование справочников и классификаторов, настройка и установка программного обеспечения, составление инструкций. А так же  составление номенклатуры документов, выявление основных бизнес-процессов, обследование потоков работ и описание схемы движения документов;
  2. формирование организационной структуры предприятия, обучение персонала организации.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет:

  1. обеспечить слаженность работы всех отдельных групп предприятия;
  2. повысить эффективность  работы с документами;
  3. увеличить производительность труда сотрудников за счет уменьшения времени создания, обработки и поиска документов;
  4. разделить доступ сотрудников к информации.

Для эффективной работы предприятия нужно обеспечить учет и хранение электронных образов документов, имеющих отношение к предприятию. Именно с этой задачей справляется электронный архив документов. Отличие электронного от традиционного архива состоит в том, что электронный архив дает возможность минимизировать затраты времени на создание и поддержание последнего. Электронный архив документов – это инструмент, позволяющий снизить потребность в доступе к бумажным ресурсам, предоставляя вместо них электронные образы этих документов. При использовании электронного архива документов можно не только в значительной степени снизить затраты на хранение документов, но и существенно сократить потери и повреждения архивных документов. А  также  позволит уменьшить  объёмы копировальных работ и  возможность контролировать запросы на получение информации (предотвращение несанкционированного  доступа  к документам).

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>


Яндекс.Метрика